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Outsourcing Estratégico de Colombia S.A.S.

Autorización para el Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación del responsable del tratamiento

2. Marco normativo aplicable

El tratamiento de los datos personales por parte de EL RESPONSABLE se rige, entre otras, por las siguientes disposiciones:

• Constitución Política de Colombia, artículo 15 (derecho fundamental al habeas data).
• Ley Estatutaria 1581 de 2012, "Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales".
• Decreto 1377 de 2013, reglamentario de la Ley 1581 de 2012.
• Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo (Título 25, Capítulo 26, Registro Nacional de Bases de Datos).
• Decreto 090 de 2018, sobre plazos e inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD).
• Ley 1266 de 2008 (habeas data financiero), en lo que resulte aplicable.
• Decreto 780 de 2016 y demás normas del Sistema General de Seguridad Social, en lo relativo al tratamiento de información para la autoliquidación y pago de aportes (PILA), cuando aplique.
• Los conceptos, circulares e instrucciones vigentes de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), como autoridad de protección de datos personales en Colombia.

3. Definiciones

• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tal como datos de salud, afiliación sindical, origen racial o étnico, orientación política, religiosa o filosófica, y datos biométricos, entre otros.
• Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica que, por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica que realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
• Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia o supresión.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
• Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular, para informarle acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento.

4. Declaración y autorización del titular

El TITULAR declara que, de manera previa, expresa, voluntaria e informada, AUTORIZA a OUTSOURCING ESTRATÉGICO DE COLOMBIA S.A.S. para recolectar, recopilar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, compilar, intercambiar, dar tratamiento, actualizar y disponer de los datos personales que ha suministrado o que llegue a suministrar, y que han sido incorporados en las bases de datos de EL RESPONSABLE, así como aquellos derivados de la relación contractual, comercial o laboral que se llegue a establecer, conforme a las finalidades descritas en este documento y a la Política de Tratamiento de Datos Personales de la empresa disponible en su página principal https://www.blindem.co.

Esta autorización se extiende, cuando corresponda, al tratamiento de datos personales de naturaleza sensible, incluyendo datos relacionados con salud, afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral (salud, pensión, riesgos laborales) y demás información necesaria para la gestión de nómina, seguridad social y autogestión de usuarios ante el sistema de afiliaciones, en cuyo caso el TITULAR declara expresamente que se le ha informado que no está obligado a autorizar el tratamiento de dicha información y que dicha autorización es facultativa frente a los datos sensibles.

5. Categorías de titulares cubiertas por esta autorización

Esta autorización aplica, según corresponda, a las siguientes categorías de titulares de datos personales que se relacionan con EL RESPONSABLE:

• Clientes, personas naturales o representantes/contacto de clientes personas jurídicas.
• Proveedores y contratistas, personas naturales o representantes/contacto de proveedores personas jurídicas.
• Empleados, trabajadores dependientes o cotizantes de las empresas clientes, cuyos datos sean gestionados por EL RESPONSABLE para efectos de nómina, seguridad social, afiliaciones y demás servicios administrativos contratados.
• Empleados y colaboradores propios de OUTSOURCING ESTRATÉGICO DE COLOMBIA S.A.S.

6. Finalidades del tratamiento

6.1. Finalidades relacionadas con la prestación de los servicios contratados

1. Ejecutar y dar cumplimiento a las obligaciones derivadas de los contratos de prestación de servicios de gestión de nómina, seguridad social, servicios administrativos, contables y demás servicios de outsourcing ofrecidos por EL RESPONSABLE.
2. Realizar la autogestión y creación de usuarios ante el sistema de afiliaciones y demás plataformas de operadores de información del Sistema General de Seguridad Social, para la liquidación y pago de aportes de los cotizantes reportados por los clientes.
3. Procesar la liquidación, pago y reporte de aportes a los subsistemas de salud, pensión, riesgos laborales, cajas de compensación familiar, SENA e ICBF, cuando así lo requiera el servicio contratado.
4. Gestionar la nómina, prestaciones sociales y demás obligaciones laborales delegadas por el cliente.
5. Adelantar la contabilidad y demás servicios administrativos objeto del contrato.
6. Verificar la identidad del titular y validar la información necesaria para la prestación del servicio.
7. Atender solicitudes, peticiones, quejas y reclamos (PQRS).
8. Realizar gestiones de cobranza, facturación y demás trámites administrativos, contables y logísticos propios del objeto social.
9. Dar cumplimiento a obligaciones legales, contables, tributarias, laborales y regulatorias, incluido el suministro de información a entidades gubernamentales, judiciales o administrativas cuando sea requerido.
10. Realizar estudios internos, estadísticas, encuestas de satisfacción y evaluaciones de calidad del servicio.

6.2. Finalidades de mercadeo, promoción y actividades comerciales

El TITULAR autoriza, de manera adicional y separable de las finalidades operativas anteriores, que sus datos personales sean tratados para:

1. Actividades de mercadeo y promoción de los productos y servicios propios de OUTSOURCING ESTRATÉGICO DE COLOMBIA S.A.S.
2. Promoción y ofrecimiento de productos y servicios de aliados comerciales, proveedores estratégicos o entidades con las cuales EL RESPONSABLE tenga relaciones comerciales o contractuales (por ejemplo, entidades del sector financiero, asegurador, administradoras de fondos y cajas de compensación).
3. Envío de boletines de actualización normativa, información corporativa, invitaciones a eventos, campañas comerciales y concursos.
4. Análisis de comportamiento transaccional, elaboración de perfiles comerciales y generación de ofertas personalizadas.

El TITULAR podrá, en cualquier momento, revocar únicamente esta autorización para fines de mercadeo de EL RESPONSABLE o de terceros aliados, sin que ello afecte el tratamiento de sus datos para las finalidades operativas, contractuales o legales descritas en el numeral 6.1, a través de los canales indicados en el numeral 9 de este documento.

6.3. Transmisión y transferencia de datos a terceros

El TITULAR autoriza a EL RESPONSABLE para transmitir y/o transferir sus datos personales, dentro y fuera del territorio colombiano, a las siguientes categorías de destinatarios, exclusivamente para el cumplimiento de las finalidades aquí descritas:

• Administradoras del Sistema de Seguridad Social (EPS, fondos de pensiones, ARL, cajas de compensación familiar, SENA, ICBF) y demás operadores de información autorizados.
• Entidades financieras, aseguradoras y proveedores tecnológicos que apoyen la prestación del servicio.
• Autoridades judiciales, administrativas o de control, cuando exista requerimiento legal.
• Encargados del tratamiento contratados por EL RESPONSABLE (por ejemplo, proveedores de software, hosting o mensajería), quienes actuarán bajo instrucciones expresas de EL RESPONSABLE y estarán obligados a garantizar la confidencialidad y seguridad de la información.

Toda transferencia internacional de datos personales se realizará únicamente hacia países que proporcionen niveles adecuados de protección de datos, o mediando las excepciones y garantías previstas en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes.

7. Tratamiento de datos de menores de edad y beneficiarios

Cuando en el marco de la gestión de seguridad social sea necesario el tratamiento de datos personales de menores de edad o beneficiarios (por ejemplo, hijos de cotizantes), EL RESPONSABLE dará prevalencia al interés superior de los niños, niñas y adolescentes y sus derechos fundamentales, tratando dicha información únicamente con la autorización del representante legal del menor y dentro de los límites estrictamente necesarios para el cumplimiento de las obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social.

8. Derechos del titular

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los datos personales tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a EL RESPONSABLE, en especial cuando sean parciales, inexactos, incompletos, se encuentren fraccionados, induzcan a error, o cuando su tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
3. Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la normatividad vigente en materia de protección de datos personales.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, salvo que exista un deber legal o contractual que impida su supresión inmediata.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Respecto de los datos relacionados con la liquidación y pago de aportes al Sistema de Seguridad Social, los cotizantes podrán ejercer estos derechos a través de su empleador o aportante, o directamente ante las administradoras correspondientes, sin perjuicio de poder dirigirse también a EL RESPONSABLE.

9. Procedimiento para consultas, peticiones, quejas y reclamos

El TITULAR podrá presentar consultas, peticiones, quejas o reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos personales, o solicitar el ejercicio de sus derechos, a través de los siguientes canales:

• Correo electrónico: [email protected]
• Dirección física: Carrera 101A # 11A-09
• Teléfono/línea de atención: 3153002681
• Sitio web: https://www.blindem.co

Las solicitudes serán atendidas dentro de los términos establecidos en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 (quince (15) días hábiles para reclamos, prorrogables por ocho (8) días hábiles adicionales, y dos (2) días hábiles para consultas, prorrogables por cinco (5) días hábiles adicionales).

10. Deberes del responsable y del encargado del tratamiento

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Actualizar oportunamente la información cuando el Titular así lo comunique.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012.
• Registrar y mantener actualizada la información ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) de la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando EL RESPONSABLE se encuentre dentro de los sujetos obligados conforme al Decreto 1074 de 2015 y el Decreto 090 de 2018.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la SIC.

11. Declaración para clientes persona jurídica

Cuando el cliente contratante sea una persona jurídica que suministre a EL RESPONSABLE datos personales de sus propios empleados, cotizantes o beneficiarios para la prestación de los servicios de nómina, seguridad social o afiliaciones, dicho cliente declara y garantiza que:

1. Cuenta con la autorización previa, expresa e informada de cada uno de sus empleados, cotizantes o beneficiarios para suministrar y permitir el tratamiento de sus datos personales por parte de OUTSOURCING ESTRATÉGICO DE COLOMBIA S.A.S., conforme a las finalidades aquí descritas.
2. Se compromete a acreditar dichas autorizaciones ante EL RESPONSABLE cuando este lo solicite.
3. Será responsable, frente a sus empleados o cotizantes y frente a las autoridades competentes, por la veracidad y suficiencia de las autorizaciones obtenidas.

12. Vigencia

Los datos personales objeto de tratamiento se conservarán durante el tiempo que sea necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados, así como durante los términos de conservación legal, contable, fiscal, laboral o de seguridad social exigidos por la normatividad vigente. Una vez cumplida la finalidad y vencidos dichos términos, la información será suprimida de las bases de datos de EL RESPONSABLE, salvo que exista un deber legal o contractual de conservarla.

13. Modificaciones

EL RESPONSABLE podrá modificar el presente documento y la Política de Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento, en cuyo caso publicará la versión actualizada en su sitio web y, cuando la ley lo exija, informará al Titular por los canales de contacto registrados, entendiéndose aceptada la modificación si el Titular continúa haciendo uso de los servicios de EL RESPONSABLE con posterioridad a su publicación.

14. Aceptación del titular

Declaro que he leído y comprendido el contenido del presente documento, que la información aquí suministrada es veraz y completa, y que otorgo mi autorización libre, previa, expresa e informada para el tratamiento de mis datos personales conforme a las condiciones aquí descritas.